Внедрение 1С:Документооборот в государственном учреждении
Компанией Асист-ПРО был автоматизирован документооборот организации, занимающейся музейной деятельностью.
У предприятия девять филиалов музея: три мемориальных дома, четыре музея-квартиры, музей-мастерская и музей-студия. а также 2 представительства. В них выставлено более 1,5 млн экспонатов.
Потребность в электронном документообороте была необходима, так как организация территориально распределена и бумажный документооборот осложнен.
Важно было решить следующие задачи:
- Повысить скорость согласования документов
- Контролировать процесс согласований
- Отслеживать работу над поручениями руководителей
- Анализировать исполнительскую дисциплину
- Обеспечить правильную маршрутизацию согласований
Для решения данных задач была выбрана программа 1С:Документооборот государственного учреждения. В результате были задействованы как типовые возможности так и доработки специалистами Асист-ПРО.
В первую очередь наши специалисты создали шаблоны маршрутов согласований с контролем сроков. Много внимания было уделено различным условным адресациям. Например если инициатор сотрудник определенного отдела, то в результате согласования документ на подпись должен уходить к определенному заместителю директора.
Также стояла задача максимально упростить интерфейс работы пользователей. В результате были разработаны АРМ для сотрудников в зависимости от роли. Причем сам процесс постановки поручений и согласования был также максимально упрощен. Все необходимое теперь видно как правило в одном окне, минимизировано количество кликов.
Были разработаны отчетные формы для получения состояний по текущим незавершенным согласованиям и поручениям. Соблюдается фильтрация по сотрудникам – руководители отделов видят все задачи по своему отделу, директор данные по своим выданным поручениям и т.д.
Помимо этого была реализована интеграция с сервисом ЭДО от Контур с использованием их API. Это полностью разработка Асист-ПРО, так как готового решения нет. Теперь договоры, акты, УПД и счета приходят сразу в документооборот, там проходят согласование, при положительном решении подписываются ЭЦП и уходят к контрагенту.
В итоге задачи автоматизации были решены и планируется и дальше развивать систему.