Как сделать предоплату в 1С:Бухгалтерия: пошаговая инструкция
Предоплата – распространенная практика в бизнесе, позволяющая минимизировать риски и обеспечить стабильный денежный поток.
В 1С:Бухгалтерия реализована возможность учета предоплат, что упрощает ведение учета и отчетности.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как оформить предоплату в 1С:Бухгалтерия, шаг за шагом.
- Создание договора с клиентом
Прежде чем оформлять предоплату, необходимо заключить договор с клиентом.
В договоре должны быть прописаны условия сделки, в том числе:
- Сумма предоплаты
- Срок действия договора
- Порядок поставки товара/оказания услуг
- Ответственность сторон
В 1С:Бухгалтерия договор можно создать в разделе “Справочники” – “Покупки и продажи” “Договоры”.
- Оформление счета на предоплату
После заключения договора необходимо выставить счет на предоплату.
Для этого:
Перейдите в раздел “Продажи” – “Счета покупателям”.
Нажмите кнопку “Создать”.
В поле “Контрагент” выберите клиента, с которым заключен договор.
В поле “Дата” укажите дату счета.
Укажите “Оплата до” (она автоматически подтянется автоматически из договора, если была в нём указана).
В табличной части счета укажите наименование товара/услуги, количество и цену.
В поле “Комментарий” укажите, что счет выставлен на предоплату.
✅Сохраните счет .
- Получение предоплаты от клиента
После того, как счет на предоплату будет выставлен, клиент должен перечислить деньги на ваш расчетный счет.
В 1С:Бухгалтерия перейдите в раздел “Банк и касса” – “Банковские выписки”.
Нажмите кнопку “Создать поступление”.
В поле “Контрагент” выберите клиента, который произвел предоплату.
В поле “Дата” укажите дату поступления денег.
В поле “Сумма” укажите сумму предоплаты.
В поле “Статья” выберите статью “Расчеты с покупателями”.
✅Сохраните платеж.
- Отгрузка товара/оказание услуг
После того, как товар будет отгружен или услуга оказана, необходимо оформить акт выполненных работ/передачи товара.
Перейдите в раздел “Продажи” – “Реализация (акты, накладные/ УПД)”.
Создайте новый документ реализации.
В поле “Контрагент” выберите клиента.
Заполните данные по товарам и услугам или Выберите счёт, в таком случае товары на вкладке заполнятся автоматически
✅Сохраните акт.
- Составление счета-фактуры
После отгрузки товара/оказания услуг также необходимо составить счет-фактуру.
Сделать это можно в низу ока документа реализации нажатием кнопки «Выписать счёт-фактуру»
Если Вы хотите, чтобы документ был представлен в виде УПД, а не отдельного акта/накладной и счёта-фактуры к нему, то можно переключить тумблер у УПД
Сохраните счет-фактуру.
- Учет предоплаты в отчетах
В 1С:Бухгалтерия предоплаты отражаются в различных отчетах, таких как:
Книга продаж: В этом отчете отображаются все документы, связанные с продажами, включая счета на оплату, выставленные на основании предоплаты.
Отчет о движении денежных средств: Этот отчет показывает все поступления и расходы денежных средств, включая поступления от клиентов по предоплате.
Остатки по счетам: В этом отчете можно увидеть остаток по счету “Расчеты с покупателями”, который отражает сумму полученных предоплат.
Отчёты можно найти либо на вкладке Руководителю либо на вкладке Отчёты
Важно:
Всегда заключайте договор с клиентом перед получением предоплаты.
Оформляйте все документы правильно и своевременно.
Контролируйте остатки предоплат и своевременно списывайте их.
Следуя этой инструкции, вы сможете правильно оформить предоплату в 1С:Бухгалтерия и избежать ошибок в учете.