Что такое ордерный склад в 1С
Ордерный склад в 1С — это способ вести складской учет через отдельные приходные и расходные ордера, отделяя «бумажные» документы от фактического движения товара. Такой подход удобен, когда приемка и отгрузка на складе происходят не одновременно с оформлением первичных документов.
Определение ордерного склада
Ордерный склад в 1С — это тип склада и схема документооборота, при которой движение товаров фиксируется отдельными складскими документами‑ордерами (приходными и расходными) независимо от финансовых документов (поступление, реализация, УПД, ТОРГ‑12 и т.п.).
Ключевая идея в том, что:
💡 Рекомендуем по теме: Типовые услуги 1С с фиксированной ценой
Обновления,настройки кадров, склада, УПД, чеков и печатных форм. Результат и стоимость известны заранее.
Подробнее →- Финансовые документы (поступление, реализация) отражают расчеты с поставщиками и покупателями.
- Складские ордера фиксируют фактическую приемку и отгрузку на складе (что реально приехало/уехало и когда).
Товар попадает в учетные остатки склада и считается доступным для дальнейших операций только после проведения соответствующего ордера, а не после проведения финансового документа.
Задачи, которые решает ордерный склад
Ордерная схема документооборота на складе решает несколько типичных проблем бизнеса:
- Разрыв во времени между движением товара и оформлением документов.
Например, машина разгрузилась ночью, а бухгалтер сможет провести «Поступление» только утром. - Географическое разделение сотрудников.
Менеджер или бухгалтер оформляет документы в офисе, а кладовщик в другом городе принимает или отгружает товар. - Необходимость оперативных, «онлайн» остатков.
Руководство и менеджеры должны видеть реальные остатки: что уже принято, что ожидается, что собрано под заказы. - Разграничение ответственности.
За финансовые операции отвечает бухгалтер/менеджер, за фактические остатки — кладовщик (материально‑ответственное лицо). - Контроль расхождений и поэтапной приемки/отгрузки.
Можно отдельно фиксировать недостачи, излишки, расхождения по количеству и качеству, а также частичные приемки/отгрузки.
Принцип работы ордерного склада в 1С
В 1С ордерная схема означает разделение учетного процесса на два уровня:
- Учет по документам движения (поступление, реализация, перемещение и т.п.).
- Учет по ордерам (приходные/расходные ордера на склад).
На практике это выглядит так:
Для поступления товаров
- Оформляется финансовый документ «Поступление товаров» / «Приобретение товаров и услуг».
- На основании него формируется складской документ «Приходный ордер на товары».
- Кладовщик принимает фактический товар, сверяет с накладной и заполняет фактическое количество в ордере.
- После проведения ордера товар появляется в остатках склада и становится доступен для отгрузки и резервирования.
Для отгрузки товаров
- Менеджер создает заказ покупателя или документ реализации, устанавливая статус «Отгрузить» или аналогичный.
- На основании документа создается «Расходный ордер на товары».
- Кладовщик собирает товар, фиксирует фактически отгружаемое количество в ордере.
- После проведения расходного ордера товар списывается со склада, отражая реальное выбытие.
Благодаря этому система позволяет разделить по времени и по исполнителям:
- Оформление первичных документов;
- Физическое движение товара;
- Отражение остатков и доступности.
Преимущества ордерного склада
Использование ордерной схемы дает компании ряд заметных преимуществ:
- Реальные онлайн‑остатки в 1С, учитывающие только фактически принятые и отгруженные товары.
- Возможность поэтапной приемки и отгрузки: часть товара пришла — уже видна как принятая, остальное — как ожидаемое.
- Четкое распределение ответственности между бухгалтерией/менеджерами и складом.
- Удобное сопровождение конфликтных ситуаций: недостачи, пересортица, несоответствие документам поставщика.
- Возможность организации работы нескольких кладовщиков параллельно (несколько ордеров, частичные сборки).
- Оптимизация инвентаризаций: работа с ордерами и фактическими остатками упрощает проверку данных.
Типичные области применения
Ордерный склад особенно полезен в следующих ситуациях:
- Крупный склад с большим ассортиментом и несколькими кладовщиками;
- Интернет‑магазины и оптовая торговля с большим количеством заказов;
- Логистические компании и склады ответственного хранения;
- Распределенные компании: офис в одном городе, склад — в другом;
- Производство с отдельными складскими зонами (сырье, готовая продукция).
Во многих конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация и др.) ордерная схема включается как функциональная опция для конкретных складов или типов операций.
Пример использования ордерного склада в 1С
Компания оптовой торговли использует 1С: Управление торговлей.
Есть большой склад, где кладовщики работают в две смены, а бухгалтерия и менеджеры — в офисе. Фуры с товаром часто приходят вечером, когда бухгалтер уже не на месте.
Настройка
1. В разделе «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» включается опция «Ордерные склады»;
2. В справочнике «Склады» создается основной склад и для него включается ордерная схема документооборота (приемка и/или отгрузка по ордерам).
Процесс поступления
- Днем бухгалтер оформляет документ «Поступление товаров и услуг» по данным поставщика, но не проводит фактическую приемку.
- Вечером, когда приходит машина, кладовщик в 1С открывает рабочее место «Приемка товаров на склад» и находит соответствующее поступление.
- Из рабочего места создается «Приходный ордер на товары» с нулевыми количествами и позицией номенклатуры из документа.
- Кладовщик пересчитывает фактическое количество, сканирует штрихкоды ТСД или 2D‑сканером и заполняет фактическое количество в ордере.
- После проведения ордера товар появляется в отчете «Остатки и доступность товаров» как реально поступивший и доступный к отгрузке.
Процесс отгрузки под заказ
- Менеджер оформляет «Заказ покупателя», затем «Реализацию товаров и услуг» или устанавливает статус «Отгрузить» по заказу.
- По этим документам в рабочем месте кладовщика формируются «Расходные ордера на товары» (иногда пакетно по нескольким заказам).
- Кладовщик собирает товар на основании расходного ордера, указывая фактически отгружаемые количества.
- После проведения расходного ордера товар списывается со склада, а менеджер видит, что заказ отгружен, и может закрывать реализацию.
В результате:
- Бухгалтерия работает в своем темпе, не мешая складу;
- Склад работает по факту: что приняли/отгрузили — то попадает в остатки;
- Менеджеры видят актуальный статус заказов и доступность товаров.
Заключение
Ордерный склад в 1С — это шаг к более зрелой и прозрачной логистике, когда оформление документов и фактическое движение товаров перестают мешать друг другу. Такая схема позволяет учитывать реальные остатки, разнести зоны ответственности между офисом и складом и снизить влияние человеческого фактора.
Внедряя ордерный склад, компания получает не только точный учет, но и понятный, управляемый процесс: проще контролировать приемку и отгрузку, разбирать расхождения и ускорять обслуживание клиентов. В итоге склад перестает быть «черным ящиком» и становится предсказуемым, прозрачным звеном бизнес‑процессов.
