Что такое накладная в 1С

Накладная в 1С — это электронный документ, который фиксирует движение товаров и материалов между контрагентами или внутри компании, служит основанием для списания и оприходования ТМЦ.

Зачем нужна накладная

Накладная в 1С выполняет сразу несколько критичных функций:

• Юридическая — подтверждает переход права собственности на товары.

  💡 Рекомендуем по теме: 1С:ЭПД — электронные перевозочные документы

  Подключение сервиса электронных ТТН и транспортных накладных. Легальный ЭДО для логистики без бумаги.

  Подробнее →

• Бухгалтерская — служит первичным документом для отражения операций в учёте.

• Складская — фиксирует фактическое движение товара (приход, расход, перемещение).

• Налоговая — является основанием для принятия НДС к вычету и подтверждения расходов.

Без накладной операция в 1С считается незавершённой: товар не спишется со склада, не сформируется себестоимость, а у бухгалтера не будет первички для отчётности.

Виды накладных в 1С

В зависимости от конфигурации и бизнес-процесса термин «накладная» может означать разные документы:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма для отгрузки товаров покупателям или получения от поставщиков.

• УПД (Универсальный передаточный документ) — заменяет ТОРГ-12 + счёт-фактуру, удобен для работы с НДС.

• Накладная на отпуск материалов (М-15) — для списания материалов в производство или на хозяйственные нужды.

• Товарно-транспортная накладная (ТТН) — для учёта движения товаров с привлечением транспорта.

• Внутренняя накладная на перемещение — для перемещения между складами одной организации.

Где создаётся накладная

Путь к документу зависит от направления операции:

• Продажа (расход) — раздел Продажи → Реализация (акты, накладные) → Товары (накладная, УПД).

• Покупка (приход) — раздел Покупки → Поступление (акты, накладные) → Товары (накладная, УПД).

• Перемещение — раздел Склад → Перемещение товаров. 

Как создать накладную: пошагово

Шаг 1. Откройте нужный журнал (Продажи / Покупки / Склад) и нажмите Создать.

Шаг 2. Выберите тип операции: Товары (накладная) или Товары (накладная, УПД).

Шаг 3. Заполните шапку документа:

• 📅 Дата — дата отгрузки/поступления (важно для бухгалтерского и налогового учёта).

• 🏢 Контрагент — покупатель или поставщик из справочника.

• 📦 Склад — склад отгрузки или получения.

• 💰 Договор — действующий договор с контрагентом.

Шаг 4. Добавьте товары в табличную часть:

• Укажите номенклатуру, количество, цену, единицу измерения, ставку НДС.

• Проверьте, что цены подтянулись из договора или прайс-листа.

Шаг 5. Проверьте итоги:

• Общая сумма документа

• Сумма НДС

• Количество позиций

Шаг 6. Нажмите Провести и закрыть — документ сохранён и готов к печати.

Печать и экспорт

После проведения накладной доступны печатные формы:

• ТОРГ-12 — в двух экземплярах (для продавца и покупателя).

• УПД — со статусом 1 (счёт-фактура + передаточный документ) или 2 (только передаточный).

• Счёт на оплату — для отправки покупателю.

Кнопка Печать → выбор нужной формы → Вывести или Сохранить в PDF.

Типичные ошибки

• ❌ Не указан договор — система не сможет определить условия оплаты и цены.

• ❌ Неверная дата — смещается отчётный период для НДС и прибыли.

• ❌ Отсутствует НДС — покупатель не примет документ к вычету.

• ❌ Не проведён документ — товар не спишется/не оприходуется.

Почему это важно для специалистов 1С

Для аналитиков и внедренцев (особенно в «Управлении торговлей 11.5») умение корректно создавать и настраивать накладные — базовый навык. От этого зависит:

• Точность складских остатков

• Корректность себестоимости

• Своевременность закрытия периода

• Отсутствие замечаний от бухгалтерии и налоговиков