Согласование договоров с электронной подписью в 1С:Документооборот

Область бизнеса: поставки метизов

Проблема: в компании с разветвленной филиальной сетью долго согласовывались договоры либо выпадали из процесса согласования. Договор мог быть заключен, но не на выгодных для компании условиях. Менеджеры по продажам часто не знали в какой стадии тот или иной договор и затруднялись сообщить клиентам когда смогут сделать поставку.

Решение: упорядочить процесс согласования, сделать его прозрачным, полностью уйти от бумажных носителей.

Проведенные работы: проведено обследование бизнес процессов компаний, выстроены маршруты согласования. Подключены ЭЦП к участникам согласования. Внесены в систему маршруты процессов, исполнители и сценарии работы при тех или иных условиях. Настроен контроль сроков выполнения действий по процессам. Организована рассылка контрольных отчетов руководству компании.

Роль и значение системы электронного согласования документов и договоров в организации

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Система электронного согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии. Таким образом, процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом.

Стадии договорной работы

• Подготовка (составление) проекта
• Согласование договора
• Подписание договора
• Исполнение договора
• Изменение/дополнение
• Расторжение/прекращение/истечение договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий.

Электронное согласование договоров и документов

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С:Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями.

С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

• Исключение потерь документов
• Ускорение бизнес-процесса согласования
• Минимизация издержек на поиск и согласование договора
• Устранение человеческого фактора

Управление договорами в 1С:Документооборот

Работа с договорами включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Поэтому эффективная обработка договоров напрямую влияет на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Ключевые этапы работы с договорами организации:

<liподготовка проекта нового договора;
• создание регистрационной карточки договора с номером;
• согласование;
• передача контрагенту на подпись;
• контроль сопроводительной документации;
• планирование исполнения договора;
• осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
• расторжение;
• другие этапы работы с договором.

Виды документов договоров

В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

• Доходные договоры,
• Затратные договоры,
• Дополнительные соглашения к договорам,
• Соглашения,
• Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр “Является договором”. Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.

Сокращение сроков согласования документов

Процесс согласования в «1С:Документообороте» будет выглядеть следующим образом: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

Отчетs об исполнительской дисциплине

С согласованием документов обычно связана следующая проблема: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

Программное средство «1С:Документооборот» помогает и в решении этой проблемы. Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

Создание Системы согласования договоров с электронной цифровой подписью в 1С:Документооборот

Были обследованы бизнес-процессы компании и созданы карты маршрутов. Карта маршрута бизнес-процесса согласования документов содержит точки для согласования и доработки документов и точку условного перехода для обеспечения цикла доработки. Если документ согласован, бизнес-процесс успешно завершается; если нет — документ возвращается на доработку. В качестве характеристик этого бизнес-процесса выступают его инициатор (автор), документ, согласующий сотрудник (роль или прямое указание) и текущий результат согласования. Инициатора (автора) бизнес-процесса система может определить автоматически, а для указания документа и согласующего сотрудника предусматривается специальная форма, которая будет открываться при создании бизнес-процесса.

Были созданы шаблон и схема процесса согласования, комплексный маршрут для согласования документов, распределены роли и пользователи ответственные за свои этапы согласования.

Были созданы и настроены ЭЦП на 12 пользователей для подтверждения и протестировано подтверждение этапов согласования с её помощью.

Настроен контроль сроков выполнения действий по процессам.

Организована рассылка контрольных отчетов руководству компании.

Результаты внедрения Системы согласования договоров с электронной цифровой подписью в 1С:Документооборот

Самый большой выигрыш был получен по качеству принимаемых решений — несогласованные договоры стали невозможны!

Внедрение электронного документооборота экономит больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, ощутимо снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Мы внедряем «1С:Документооборот» в средних и крупных компаниях уже достаточно долго и за это время накопилась статистика по проектам, которая подтверждает, что существенно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.

Запрос на консультацию по Системе согласования договоров с использованием ЭЦП

Если вашему предприятию необходимо согласовывать договора с использованием ЭЦП, компания Асист-ПРО готова создать для вас похожую систему. Звоните нашим специалистам или присылайте запрос на консультацию!

Компания Асист-ПРО создаст на основе 1С:Документооборот Систему согласования договоров с электронной цифровой подписью!