Согласование разрешений отгрузок с использованием ЭЦП на базе 1С: УТ и 1С:Документооборот

Проблема: производились отгрузки клиентам, которые не выполняли платежную дисциплину и которым не полагалось делать отгрузку.

Решение: С помощью бизнес-процесса в Документооборот согласования отгрузки и использования электронной подписи, в заказе покупателя ставится разрешение на отгрузку после согласования ответственными лицами.

Проведенные работы: Был обследован бизнес-процесс компании. Созданы шаблон и схема процесса, распределены роли и пользователи ответственные за свои этапы согласования. Настроена интеграция между УТ и Документооборот для передачи результатов согласования в УТ. Настроены ЭЦП для подтверждения.

Понятие бизнес-процесса

Под бизнес-процессом (БП) понимают группу видов деятельности организации (мероприятия и задачи), которые направлены на создание определенного продукта или услуги. Проводя анализ, особенно в месте соприкосновения двух или нескольких подразделений занятых в одном бизнес-процессе, можно легко устранить различные издержки и барьеры и построить процессоориентированное предприятие или организацию. БП принято рассматривать, деля их на подпроцессы и составляя детализированные карты. Иерархическая схема совокупности БП называется деревом бизнес-процессов. Она отражает простую схему взаимосвязей всех БП в их совокупности.

Описание и анализ БП

Описание БП позволяет определить место каждого сотрудника в компании, провести нужные изменения в ее деятельности на основании анализа: улучшить информационную систему, изменить управление рисками, провести сертификацию и т.д. Оно позволяет сделать организацию более понятной для руководства, позволяет найти избыток как финансовых и прочих ресурсов. Персонал по понятным причинам обычно не заинтересован в прозрачности, как и достоверности в описании БП – это осложняет получение фактической информации, например, о распределении обязанностей.

Визуализация модели БП

Модель обычно отображают в виде схем, таблиц с описаниями, либо сочетание графика и текстового описания (нотация) и т.п. Степень детализации объекта, полнота описания, зависят от конкретного применения данной модели. Задачей любого из этих способов будет описание БП по принципу: «действие-функция». У каждого БП есть свой исполнитель – это тоже нужно указывать. Им будет являться подразделение либо определенная должность. «Входы» – это материальные, информационные и финансовые, а «выходы» представляются в виде перечня продуктов либо услуг. Результатом действия исполнителя будет являться «выход», действия также могут объединяться по принципу логической связи между собой, тогда «входы» и результаты должны быть согласованы между ними. Связь «входа» и «выхода» обеспечивается деятельностью, направленной на достижение результата при переходе между ними.

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот

Ведение основной и дополнительной деятельности компанией требуется сопровождать процессом обработки документов, который в свою очередь требует не только использования систем бухгалтерского учета или комплексных ERP-систем. С этой задачей лучше всего справляются ECM-системы, преемники систем электронного документооборота (СЭД). Они внедряются не только для «бюрократических» нужд, но и для уменьшения трудозатрат сотрудников, исключения дублирования информации и некорректного ввода данных. Но здесь зачастую может возникнуть проблема интеграции между системами ERP и ECM. Как ее решить, рассмотрим на примере 1С:Документооборот 8 (далее ДО).

Продукт располагает широкими возможностями для интеграции с другими информационными системами (далее ИС) или системами на базе 1С. Среди них – синхронизация данных и бесшовная интеграция.

Бесшовная интеграция означает, что возможности ДО можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций.

Бесшовная интеграция позволяет:

• Создавать документы в 1С:Документообороте на основании данных ИС, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов;
• Запускать бизнес-процессы по документам и справочникам ИС;
• Использовать 1С:Документооборот как хранилище файлов практически любого формата (изображения, тексты, видеофайлы, архивы и прочие файлы). Автоматизирована загрузка файлов и хранение всех версий документов;
• Создавать письма по данным ИС;
• Вести учет рабочего времени и многое другое.

Функциональность ЭЦП в 1С:Документооборот

Электронная цифровая подпись по смыслу полностью аналогична обычной личной подписи на документе. Во-первых заверяет согласие пользователя с содержанием документа. Во-вторых, закрывает документ от возможности дальнейших изменений.

Создание Системы согласования разрешений на отгрузки с использованием ЭЦП

Был обследованы бизнес-процессы компании и созданы карты маршрутов. Карта маршрута бизнес-процесса согласования документов содержит точки для согласования и доработки документов и точку условного перехода для обеспечения цикла доработки. Если документ согласован, бизнес-процесс успешно завершается; если нет — документ возвращается на доработку. В качестве характеристик этого бизнес-процесса выступают его инициатор (автор), документ, согласующий сотрудник (роль или прямое указание) и текущий результат согласования. Инициатора (автора) бизнес-процесса система может определить автоматически, а для указания документа и согласующего сотрудника предусматривается специальная форма, которая будет открываться при создании бизнес-процесса.

Были созданы шаблон и схема процесса согласования, комплексный маршрут для согласования документов, распределены роли и пользователи ответственные за свои этапы согласования.

Для возможности согласования заказов покупателя была настроена типовая интеграция между программами УТ и Документооборот и обеспечена установку статуса «К отгрузке» в заказе покупателя при согласованном утверждении.

Были созданы и настроены ЭЦП на 12 пользователей для подтверждения и протестировано подтверждение этапов согласования с её помощью.

Результаты внедрения Системы согласования разрешений на отгрузки с использованием ЭЦП

Самый большой выигрыш был получен по качеству принимаемых решений — несогласованные отгрузки стали невозможны! И следовательно, компания перестала нести убытки из-за недобросовестных контрагентов.

В результате внедрения коммерческий директор, отделы логистики и продаж, а также бухгалтерия получили мощный инструмент по согласованию разрешений на отгрузку.

Запрос на консультацию по Системе согласования разрешений на отгрузки с использованием ЭЦП

Если вашему предприятию необходимо согласовывать разрешения на отгрузки с использованием ЭЦП, компания Асист-ПРО готова создать для вас похожую систему. Звоните нашим специалистам или присылайте запрос на консультацию!

Компания Асист-ПРО создаст на основе 1С: Управления торговлей Систему согласования разрешений на отгрузки с использованием ЭЦП!