Оперативно. Доступно. Эффективно.

Зачем считать деньги

Нужно вести учет, чтобы ничего не растащили.

Довольно актуально для любой страны мира. Бесхозные вещи, как известно, имеют свойство исчезать. Точно также и с деньгами: если мы не следим за денежным потоком, рано или поздно вокруг него заведутся паразиты.

Помните восьмую заповедь, “не укради”? Так вот. Считается, что самый большой грех совершает не тот, кто украл, а тот, кто позволил украсть. И, на мой взгляд, это правильно.

Ведь как заводятся воры? Есть любопытная статистика по этому вопросу:

  • 5% людей воруют всегда
  • 5% людей не воруют никогда
  • 90% людей воруют по обстоятельствам

Что значит “по обстоятельствам?” Как правило, воровство начинается так. У сотрудника, честного и хорошего парня, есть в распоряжении небольшая сумма денег. Он берет из кассы 500 рублей с намерением завтра, после зарплаты, положить обратно. Наступает зарплата, и довольный сотрудник тихо возвращает 500 рублей. Никто ничего не замечает.

В следующем месяце сотрудник берет уже 5 000 рублей, и не за один день до зарплаты,  за неделю. Он видит, что никто за ними не следит, и даже не торопится их возвращать. Проходит месяц, второй… Сотрудник видит, что никто не заметил нехватки денег. И вот тогда у него в голове происходит такой сдвиг. Сотрудник находит оправдание своему поступку. “Мало платят”. “Заставляют работать по выходным”. “В других местах за ту же работу платят больше”. И он уже считает изъятые из кассы деньги не воровством, а законной компенсацией.

Сейчас я рассказал не про 5% воров, а про 90% обычных людей, которые примерно так и поступают, если чувствуют полную безопасность.

Спрашивается, нужно оно нам в нашей фирме? Зачем портить людей? Пусть знают, что директор в курсе всех финансовых дел и может в любой момент за 15 минут выявить недостачу.  Достаточно вести учет в одной из существующих программ  фирмы 1С, например, в 1С:Управление небольшой фирмой 8.

Нужно вести учет, чтобы принимать верные решения.

Действительно, руководитель – это капитан корабля. И капитану нужно знать, где сейчас находится корабль и куда он плывет. Чтобы не наскочить на мель и чтобы двигаться по кратчайшему пути.

С деньгами так или иначе связаны практически все процессы внутри фирмы. Каждый сотрудник должен делать свой вклад в общую копилку успеха. Каждый проданный товар, каждая оказанная услуга должна приносить прибыль.

Но как нам убедиться, что это действительно так? Все просто с менеджером по продажам. Продал товар  на 100 рублей, получил зарплату 50 рублей, остальное – наш доход. А вот как оценить работу бухгалтера? Как понять, какое направление деятельности приносит нам деньги, а какое убыточно? Как учесть аренду и налоги? Это уже нетривиальная задача. Не так-то легко даже получить простую цифру: сколько прибыли фирма принесла за месяц. Выяснить, сколько прибыли принес конкретный отдел или конкретный сотрудник, еще сложнее. Однако нам нужна эта информация, чтобы принимать правильные и точные решения. Мало того, нам нужно получить всю информацию оперативно. Задержка в месяц – это слишком долго. Руководители сегодня хотят держать руку на пульсе событий. И сегодня они имеют такую возможность.

Зачем нужна эта точность? Приведу пример. Мы собираемся купить дорогое оборудование. Вроде как денег га расчетном счету хватает, но в самый обрез. Как определить: не возникнет ли у нас кассового разрыва в ближайший месяц, если мы все же совершим покупку? Будет ли у нас достаточно денег, чтобы выплатить аренду через неделю и зарплату через две недели? Чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно планирование. Чем точнее мы планируем, тем сильнее наши решения.

Нужно вести учет, чтобы деньги не терялись.

Вот про это руководители обычно говорят неохотно. Выберем наугад 10 руководителей и спросим: теряете ли вы деньги? “Разумеется, нет!” – ответят нам десять из десяти. Никто не хочет в этом признаваться даже себе. Сейчас я шокирую вас цифрой. Стандартная цифра потерь от ошибок учета составляет от 0.5% до 5% от оборота. Подчеркиваю: не от прибыли, а от оборота! Это гигантская сумма. Откуда берутся эти потери? Классический пример. Контрагент “Ромашка” должен нам 100 рублей. Во время очередной сверки мы допускаем ошибку и высылаем контрагенту “Ромашка” акт сверки , где значится долг рублей. “60 рублей? – говорит директор “Ромашки”. – Странно, я думал мы должны больше. Ну ладно, пусть так”. И подписывает сверку. Мы только что потеряли 40 рублей. Скажете, что у вас такого не бывало? Возможно. Есть фирмы, которые теряют деньги таким образом. И как раз те фирмы, у которых отлично поставлен учет.

Нужно вести учет, чтобы задавать цели сотрудникам.

В большинстве фирм сотрудникам платят премии. Иногда они как-то рассчитываются, иногда руководитель определяет размер волевым решением. Довольно удобно, если перед распределением премий мы видим, сколько денег нам принес тот или иной отдел. Более того, мы можем раздавать обещания заранее. Например: “Если отдел гарантийного обслуживания заработает в этом месяце больше 200 000 рублей, все сотрудники получат премию по 10 000 рублей на человека”. Спрашивается, а каким образом гарантийный отдел вообще может заработать деньги? Точнее, как это можно подсчитать?

Нужно вести учет, чтобы правильно назначать цены и зарплаты.

Классическая ситуация: продажи идут вяло. К нам приходит начальник отдела продаж и говорит: “Сергей Владимирович, давайте снизим цены. На два рубля за штуку”. Что мы отвечаем начальнику отдела продаж? Очевидно, нам нужно видеть, как снижение цен отразится на нашей прибыли. Понятно, что продажи вырастут, но с каждой продажи мы будем получать меньше. Что будет в итоге? Как рассчитать, на сколько имеет смысл снижать (ил повышать) цены? Чтобы принять такое решение, нужна информация. Именно из управленческого учета такую информацию и можно извлечь.

То же самое и с зарплатами. К каждому руководителю регулярно приходят сотрудники и жалуются на загрузку. И просят взять им помощника. Говорят, что они работают, как лошади, и “больше так не могут”. Расширять штат, не думая о последствиях, могут позволить себе только наркобароны. Для нормального предприятия зарплата – это существенная статья затрат. Следовательно, нужно точно знать, окупится ли новый сотрудник. И, в зависимости от этого, уже решать: брать ли нового человека или попросить старого работать побольше.

Контроль расходов.

Но как мы знаем из законов Мерфи, расходы имеют свойство расти. Очевидно, что руководитель должен следить за этим процессом и вовремя пресекать бесцельные траты. Но что делать, если каждый день нужно что-нибудь покупать? Тратить время на подробный анализ каждого счета на карандаши? Не царское это дело. У руководителя есть задачи и поважнее.

К счастью есть простое решение. Мы можем просто сравнить текущие расходы с расходами прошлого месяца. И посмотреть, какие остались на старом уровне, а какие внезапно выросли. Тогда нам понадобится проверять только те статьи расходов, которые увеличились. То есть нужно будет просмотреть уже не 600 счетов, а всего 6. И нам не составит труда заткнуть дыру, куда уходят деньги, пока она не разрослась.

Я верю, что учет – это, возможно, самое главное в фирме. Фирму, где учет не ведется должным образом. можно сравнить с автомобилем, у которого лобовое стекло затонировано до полной непрозрачности. Такой автомобиль сможет ехать только очень медленно и будет часто попадать в аварии.

Прозрачный учет для руководителя – это то, что позволяет управлять бизнесом, опираясь на реальные данные.

X

Задать вопрос

X

Заказать программу